一秒拯救你的邮件写作:99%的人得不到回复都因为犯了这些错误!

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收藏文章 赞一个 已赞 2016-06-28 澳洲红领巾



很多同学在上学期间,邮件里习惯了用各种网络用语和玩笑话,但是这种习惯一旦带到职场里面就懵逼了。对于那种写给教授或者老板的正式邮件,我们应该如何措辞?有哪些需要注意的细节?红领巾手把手教你写一封正式邮件。

文|夏小正
From 知乎

今年大学刚毕业,到目前为止上班两个月,因为工作关系,每周会查收上千封不同用户发来的邮件,截止 9 月底,总共大概 7000 封以上,看多了之后,慢慢的会发现很多有趣的「细节」:或把本该写在正文里的内容,写在了标题里,一长串看着着急;有的则在正文中,添加一些恰当的表情,让人看着感觉暖心。 今天,在这里和各位分享一下看了那么多邮件之后,对于「邮件写作」的所思与所学。 在学校里的时候,部门招新,收到过很多学弟学妹们发的报名邮件,基本是惨不忍睹,大多是「无标题」,「无正文」,「无签名档」,然后还得下载附件查看才知道是谁发的邮件。这类情况太多太多,即使很多已经混迹于职场的同仁,也不免存在这种「致命伤」。


一封邮件不能完全说什么,但它在某种程度上代表着,你对收件人的尊重程度,以及你个人的修养,好的邮件会给你加分噢。

「关于主题」


一定要写! 提取所写邮件的关键信息,让收到邮件的人知道,这封邮件值不值得看,是否为垃圾邮件!

如果不写的话,一般会默认为「无主题」,对于经常看邮件的人来说,这是非常糟糕的体验。

如投简历的时候,主题可以是「姓名」「专业」「学历」「求职岗位」或者可以再根据情况加上「电话号码」等信息。

「关于正文」


简明扼要!

对于收件人的尊称要有,以及在正文末加上类似于「以上,谢谢!」内容,会让收件人觉得你很礼貌。

正文的要求是「说人话」,除非一些特殊的情况外,尽量化繁为简,一句话能说清楚的不用两句话。

「关于签名档」


不是必须要,但有最好!进入职场的人,基本都是有的!

当你是第一次给某人发邮件时,你的签名档算是你的个人名片,收件人可以在签名档里知道你的基本信息,如果有进一步的沟通,可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。

补充一句,应该会有人不知道什么是邮件的签名档,以及该如何去设置,这里不科普了,欢迎百度。

「关于邮箱昵称」


这其实是个细节问题!

收到过朋友用 QQ 邮箱发邮件的人,可能都有体会,因为这些邮件里的邮箱昵称,如果没有设置过的话,大都源自你的 QQ 昵称,所以你懂的。

对于已经进入职场的人,要额外注意这个细节,把邮箱的昵称进行修改一下,以符合你现在的工作场景需要,即使用的不是 QQ 邮箱。

别弄个英文名,别人看了半天也不知道是谁,建议用真实名字或者是大都数人知晓的别名。

「关于抄送」


发送和抄送别弄混了!

所写邮件,应该发送给哪些人,应该抄送哪些人,需要搞清楚喔,不然会很尴尬,尤其是在一些部门、人员层级划分很清楚的公司。

关于邮件的抄送是有点学问的,这里不细说,在初入职场时,如果有不明确的,及时问上级,沟通确认之后,再进行下一步操作。

「关于附件命名」


其重要性和邮件主题一样!

永远不要出现「新建文本文档」「新建 Word 」「新建表格」「新建 PDF」等等。

如果收件人每天要查收好几十封带有附件的邮件,当他们下载之后,在一个文件夹里都出现各种「新建」时,估计他要疯的。附件的命名,也是需要根据关键词,简明扼要的写,如果是公司的一些文档,最好是加上「自己的名字」「最后修改日期」「文档名」等。

「关于附件」


能够贴在正文里面的附件,请都贴出来!

让收件人进行繁琐的操作,才能查看到的邮件,都是需要反思的。当你的附件里有一个 PDF 或者 Excel 文件时,如果收件人的手机里没有相关的软件进行查看,他还得需要先下载相关软件,才能看到你附件里的内容,这其实是减分项。

表格里的内容,其实可以用系统自带的截图工具,导出图片,贴到正文里面;如果是 PDF 的文档,也可以通过导出图片等形式,贴到正文。

收件人可以一目了然,根据需要再考虑,是否下载附件里的源文件查看。这里想强调的是,这一点不是必须的,因为你会发现很多人的邮件里,其实并没有做到这一点,如果你做到了,Nice!

「其它若干细节」


写好邮件一定要,检查!检查!检查!重要的事情说三遍。

检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。

检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不当之处。

收到邮件及时的回复,这是对于发件人的尊重,也是一种基本的职场礼仪。

分清楚「回复」与「回复全部」的差异,什么时候什么内容该「回复全部」,需要额外小心。

入乡随俗,不同的公司,可能对于公司内部的邮件写作有不一样的要求,包括使用哪种字体、默认字号等,所以到了新的地方之后,先了解一下这个细节,并且在之后的邮件写作中注意。

如果是经常会和邮件打交道的人,或者是有多个邮箱的人,推荐下载一个 PC 端和手机端的邮箱客户端,可以节省很多时间以及提高效率,这点用过的人都知道。比如,我自己有 QQ 邮箱、个人企业邮箱、工作邮箱、Gmail 邮箱等,用一个邮件客户端,第一次绑定之后,每天打开客户端,即可查收到所有绑定邮箱的邮件。

抽空去查看一下你常用邮箱的「设置」选项吧,把里面的每一栏都去看看,同时也顺便把你邮箱的昵称、签名档、默认字体、字号等进行设置一次。

一般来说,邮件的签名档可以设置多个,所以可以根据自己不同的场景需要,先配置常用的几个签名档,在发送邮件时,根据情况选择。

试试给你的邮箱设置分类、标签或者是收件规则,可以减少花在每天查找邮件上的时间。

一次性码完,应该会存在错别字、语句不通之处,请勿在意。也还存在颇多需要补充的点,欢迎大家指出。 其实邮件里提到的某些点,我目前都还没有完全做到,不过我也会尽量的规避一些常见的错误,努力的把每一封从自己邮箱里发出去的邮件,在细节上都做到最好。和各位共勉。


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文 | 夏小正

小正说事http://life.zhangxingqiu.cn 吃鱼爱好者 / 无辣不欢

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转载自INSIGHT CHINA



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