暑期实习?记住这9条法则让你变得优秀

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收藏文章 赞一个 已赞 2016-07-09 美国留学那点事


文/苹果姐姐

微信号:AppleSister_


回想到5年前,我在英国留学,为了争取到好的实习机会,飞回美国面试各大银行和咨询机构。准备的时候,每天听case in point的mock interview, 踩着高跟鞋去了无数场info session, 次数之多,让我暗暗下定决心一辈子也不要穿西装/拿简历去info session了。


最后争取到了摩根斯坦利Morgan Stanley的暑期实习,收获颇丰。不仅因为我在一个好公司,更有一个好的暑期项目组和老板。


我还记得,第一次group project上台分享时,我手心冒汗,语无伦次,到实习结束的时候,可以自如的推荐股票,分析股市。 这个蜕变让我意识到人的可塑性,和好的环境+老板+勤奋的重要性。


还记得,每天凌晨12点多下班,第二天一早7点准时morning call, 写summary, 毫不夸张,那个夏天每个晚上我是开着电视,听着Bloomberg财经新闻入睡,到现在还记得ANZ银行的广告。


一位导师曾经问过我,

你知道好与优秀的员工区别吗?

What differentiate a good employee from a great one? 


今天把自己的理解分享给正在暑期实习的读者朋友们:



1、积极主动,解决问题的态度和执行力

任何一个老板,都喜欢团队里有积极主动的成员,英文叫Proactive。


积极主动的人通常用解决问题的思路去看待问题,比如:Intern A负责公司搬家的家具采购,必须7月1日全部搬完,7月2日正式上班。7.1宜家送来家具,突然发现少买了两个沙发,但是宜家不支持当天送货,无法完成7.1截止日期。

  1. 一般的intern: 自己疏忽,犯了错误,害怕告知老板,试图掩盖,于是去楼上搬了一个沙发下来;(不沟通+掩盖)

  2. 好的intern: 马上告知老板,自己犯了错误,申请把沙发隔两天送来,这样还是错过了截止日期;(沟通+ 解决+错过了截止日期)

  3. 优秀的intern: 保持冷静,凭借以往经验,虽然宜家官方无法当天送货,但是在仓库经常有一些提供搬运的大叔出没。马上打车去宜家,买了2个沙发,联系大叔,把沙发私人运回去。与此同时,告诉老板出现的状况,并告知解决方案和进度(沟通 + 解决+按照正常计划)


这个例子中,优秀是解决问题的能力。工作过程中,我们会遇到很多看似“不可能”的任务。有时候,老板想知道你对待事情的态度,给你一个无法完成的任务;有时候,我们面前有一面墙,大部分人选择原路返回,但是优秀的人,总找到办法穿过这面墙。



2、建立信任,不要急于求成

积极主动的人的通病是过分积极,追求效率,缺乏耐心,希望一入职,就做重要的项目,发挥自己的价值。 但是,被赋予重任的前提是和老板建立信任,这个需要时间的磨合。 


如果老板给你的第一个任务,看上去无聊,不要太心急。脚踏实地,把每个任务做好,因为好与优秀是有区别的。 我曾经的一个实习任务,就是帮老板整理文档,分类,然后写会议笔记。很多自认为优秀的人不屑于记笔记,觉得自己能力高于记笔记,这样容易眼高手低。


如果你的笔记记录的清晰周到,发的及时,老板会邀请你去更多更重要的会议,因为每个会议都需要记录下Action Points & Owners , 下一步要做什么,谁来负责。你的价值很快得到体现。 


建立信任后,老板会给你承担起越来越多的责任,甚至独当一面 。



3、养成及时沟通的习惯,设置合理期望值


建立信任的一个好习惯,就是及时回复邮件/信息(回复需要是有效信息), 答应的事情要做到。Mike学长告诉我,回复邮件和微信,要给自己一个deadline, 养成24小时内给出答复的习惯。如果暂时无法给出确定的答复,也要合理设置并且管理对方的预期(Manage Expectation) 


比如老板发来一个任务,答复: Well received. I am working on it now and will get back as soon as I have an update. It may take x hours. When would you like it back? 


1. 暑期实习,很有可能一个intern同时做几个项目,汇报给几个老板。收到的任务太多,每个都不好意思拒绝,结果一个都做不好,让大家都失望了。这个时候,需要及时沟通自己的时间安排,不要轻易答应自己无法做好的项目。


2. 如果老板给你的任务,期望值不合理,比如:老板让你准备一个资料,要求15分钟后发去,但是实际需要1小时候才能发给老板。这样让对方等待,还不如清楚告知,真实的期望值:15分钟只能给一个大纲;1小时能给出具体方案。


3. 如果答应了deadline,最好按时完成; 如果有特殊情况不能完成,尽早沟通原因,获得理解/延期/或者更多的resource来帮忙。



4、问清楚再发力


如果没有理解清楚任务,往错误的方向发力,浪费大量时间,同时出力不讨好。问清楚的前提是ask informed questions(经过大脑思考再提问),一些谷歌/百度/知乎可以轻松解决的问题,最好自己先搜索。


此时,如果还有不清楚的地方,问清楚再行动,比如:

My understanding is that (用自己的话复述老板的问题)we want to tackle (1) (2) (3) is that correct? (把大问题分解为几个板块,确认理解正确)

In order to do that, I did some initial research (我自己做了尝试) and may need clarification on xyz. (还是需要问清楚下面几个问题)

Let me know if I missed anything. 



5、考虑周到,多想一步


考虑周到是一个优秀的品质,可以让你脱引而出。举个例子吧: 老板下周在北京有个演讲,让Intern帮忙安排一下从广州到北京的行程。


  1. 一般的intern: 只能领会表面信息,搜索了广州到北京的飞机信息,然后发问:还有什么要做的吗?

  2. 好的intern: 多想一步,想到安排行程需要考虑 1. 出行 (公司到机场, 飞机航班,机场到住宿) 2. 住宿 (离开会地址比较近的地方)

  3. 优秀的intern: 每个细节都考虑了,让老板的出行更加高效。 举几个例子,除了上一步提到的步骤,优秀的intern

    1. 会了解老板喜欢的航空公司,同时准备Plan B (高铁时间 vs. 飞机, 最晚一班是几点,因为老板可能有last min meeting, 要改签) , 把航站楼信息也写清楚

    2. 会搞清楚老板在北京的议程和想完成的goal, 把北京的行程都标注到百度或者高德地图,按地域推荐每天的行程路线,在地图上看比较直观

    3. 把会议和行程都输入到老板的日历里,还有联系人的电话

    4. 提前查好天气预报,告知老板天气的变化



6、和大忙人沟通:在对的时间聊对的事情


给大忙人工作,又要考虑周到,中间一定有很多疑问,建议把问题收集好:

1. 如果可以和其他同事问到的,可以先解决

2. 最好给老板选择题,一次性问完,不要隔几分钟一个问题,这样不停打扰,很容易适得其反,减低双方工作效率

3. 大忙人每天收到成百上千的邮件,如果没有收到回复,可以在合适时机follow-up,或者面对面的机会问完


举个例子: 我大三实习时,需要老板给反馈的draft,我会打印好,把需要反馈的地方标注清楚,放在老板的键盘上,第二天上班,他们一定不会错过~


有效沟通的另一个要点: 给老板做选择题,不是问答题。

优秀的intern: 我们要解决的问题是X,解决方案有3种:A/ B/ C,好处/坏处分别是OPQ --> 协助老板make informed choice



7、早到晚归,做一个勤奋的intern


  1. arrive first and leave last : 实习的时候,需要快速熟悉业务;白天通常会议很多,或者去见同事,只有晚上才能专心做工作,补上专业知识。好的实习生一般最早到办公室,最晚离开, 尽量比老板早到

  2. ask for permission, don't just inform: 如果要请假/晚到/早离开,最好提前24小时沟通,获得批准,不要自己做主,或者当天决定要请假,一个邮件告知老板



8、跨部门认识同事,了解整个业务

5年前在摩根斯坦利实习的时候,其中一个特殊的任务是: 实习结束时, 每个intern需要邀请6个其它部门的同事喝过咖啡, grab coffee with colleagues from other teams.


好处是:

1. 锻炼了自己社交和破冰的能力

2.  全面了解公司的业务,而不是仅仅自己的部门

3. 人是一个公司最大的财富之一,多和优秀的人相处,不断提升自己



9、认识你所在城市的校友


实习可能是自己的家乡,也可能是一个陌生的城市。多多参与intern的社交活动,也可以主动联系自己所在城市的校友。大二的时候,我在纽约的美国国家电视台实习,当时一个学长建议我联系普林斯顿在纽约的校友网,找一些校友聊聊传媒/银行/环保,每一个我感兴趣却又不熟悉的领域。


我当时在校友网上搜了几十个校友的邮件和电话,给他们发邮件介绍自己,为什么有相关性,邀请喝咖啡,可能成功率是2%,100个校友,2人回复了,但是这两个人被你的诚意打动,可能为你打开更多的大门,包括实习机会。


希望这9点分享,对你的暑期实习有用。




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