教你写出英国人都觉得漂亮的英文邮件

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收藏文章 赞一个 已赞 2016-04-13 UKEC英国教育中心





 

来了英国之后,真的觉得没有比英国更喜欢收发邮件的国家了!

家人亲人同事私事公事无论巨细,都爱说drop me a few lines.




 国外很流行的手机聊天软件What’s  app在英国的市场普及率远远低于欧洲其他国家,为啥?因为人家英国人觉得有个邮箱地址即可天下无敌!

那么怎样写出让英国人都觉得漂亮的邮件呢?今天和大家一起分享一些大牛的经验!

 

 

写邮件基本原则:

 

写给谁看?


在写邮件前的第一件事!想想这封邮件是写给谁看的。专业的邮件一般采取中立的语气;糟糕语法或过分客气都是不可取的。请注意正式语气和非正式语气之间的区别。


Examples:

Informal– Thanks for the email. / Yes, I got your email.

Formal– Thank you for your email received 15 February.

Informal– Sorry, I can’t make it.

Formal– I am afraid I will not be able to attend.

Informal– Can you…?

Formal– I was wondering if you could….?

 

有礼貌!


你可以直截了当,但是任何时候都要保持礼貌。收到这封邮件的人可能会觉得你的直接是粗鲁的,有时甚至是冒犯的,尤其是当你用非母语写作的时候。但是通过调整你的语气和态度,你更有可能从收信人那里得到积极的回应。


Examples:

Direct– I need this in half an hour.

Indirect and polite – Would it be possible to have this in half an hour?

Direct– There will be a delay.

Indirect– I’m afraid there will be a slight delay.

Direct– It’s a bad idea.

Indirect– To be honest, I’m not sure it would be a good idea.

 

千万不要学那些美国电影中的俚语行话!即使是普通的美国人,他们也不会那么说,更不用说那么傲娇的英国人了。记得你是受过高等教育的!

 



积极向上

你的邮件是你为自己创造的形象。你所使用的语言文字反映了你对生活的态度,所以在选词造句式要聪明些。如果你想从邮件接收者那里得到积极的回应的话,就首先要传达积极的信息给他们。


Examples:

Positive: helpful, good question, agreed, together, useful, I’d be delighted, mutual, hope, benefit, opportunity, excited, happy…

Negative: busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste,hard, difficult, reject, refuse, bad, poor…


前一阵很火的那个段子是If you want to say Thank you, dont say Sorry. 就正是这个意思。同一个场景,我们可以用正负两种方法来表达,就像那个著名的半杯水。选择有正能量的那个。

 

再三检查语法

给自己留些时间去检查下写好的邮件;在发送之前一定反复阅读和编辑邮件。仔细检查基本语法、拼写、大写字母、标点符号、表达和语气等。一个小小的错误都可能导致误解、尴尬、甚至冒犯。


Tips: KISS principal

Keep It Short and Simple.


谨记KISS(保持简短)原则,使用短句子和简单句。长语句比较难懂也不好理解。永远不要先写好中文,再把内容翻译成英文发过去,这样只会导致一些不明就里的语句。

 



一来一回,鼓励反馈

试着为你的邮件争取反馈,鼓励你的邮件接收者回信给你。在邮件里多问几个问题是个很好的办法,这是交流的开始。


邮件基本结构:

1.邮件主题

一定要有清晰明确地总结出邮件内容的主题。如果是同一个主题,你在继续追踪回复,就不需要更改主题,直接回复并把之前所有的相关记录附上。这有助于你日后整理邮件和处理问题。

注意:把邮件抄送给你的团队其他人非常重要。中国人不太喜欢用抄送这个功能,或许更因为我们连邮件也少写,但是如果某项工作是多人都需要参与的,尤其当要涉及另外一个人加入时,把整个带有历史纪录的邮件一同抄送出去,是非常有必要的。


2.对方称呼

邮件以对方合适的称谓开头。对方如果地位或资历较高,你可以写“亲爱的xx(全名)先生/小姐/教授/博士”。如果不是很确定的话,通常就用“亲爱的xx(名)”即可。

在写下名字前要仔细检查,不要有拼写错误。不要忘了名字后面要加逗号。


3.寒暄问候

接下来一般要寒暄问候或者表达感谢来暖场。如果是你给对方写的第一封邮件,不要忘记做个自我介绍。

是的,英国人非常热爱谈论天气,邮件里也不例外。说说天气作为warm-up永远不会出错。当然,如果你们的邮件来回频率比较高,那就多想点别的有聊的,圣诞节啊,春节啊,周末啊,出去玩啊什么的,一两句就够。对方会觉得很亲切。有个英国朋友就和我说过,邮件里一上来就就事说事的,只有中国人和德国人。(算优点么?)

Example:

Dear John,

It was very niceto meet you at the XXX Conference in Hong Kong last week. Greetings fromfrozen Beijing. I miss the warm weather we had in Hong Kong so much!

Thank you for contacting me/ providing so much useful information /your prompt reply/getting back to me/ your feedback…

 

4.意愿清晰明了

邮件正文用来解释你写这封邮件的用意,告知对方你们共同关心事情的最新情况,陈述你先要和对方确认的信息,提出问题寻求帮助或者希望得到对方进一步解释……所有这些的统一要求就是要清楚明确。

Tip #1.Keep it short 短一点

尽量使邮件简短,段落内容也要尽量短。

Tip #2. Use Numbered Points 用数字列举要点

如果你有几个问题或者要点要说明,用数字一条条列举出来会很有帮助。但是同一封邮件内不要列举太多项。

 

5.结尾及签名

邮件通常以祝福结尾,当然你也可以再次表达你的感谢。

Examples:

Thank you again for everything you’ve done.

Thank you for all your assistance.

Thank you a lot in advance.

Looking forward to working with you.

See you soon after Spring Festival!

See you in Zagreb!

 

不要忘记你的签名!正式场合的邮件中,推荐使用你的中文全名的拼音。很多外国人现在更乐意使用对方的原本的名字,而不是他们的western names,里面更多表示的是对对方的尊重。但是在business场合,有个能让别人瞬间识别的名字能加大被记住的可能性。

 



最后给大家看一个例子!

Subject: Re: March visit schedule

Dear John,

Thank you for your last email.  Hope you are doing well. Beijing this week is luckier to have much more sunshine and less polluted days. And it is the exciting season to travel: Chinese spring festival is coming this weekend.

Regarding to your Beijing visit schedule this March, I’ve already cc’d our email to Sue, who will help to book the flights and hotel for you. @Sue, could you please talk to John directly for more details. Thanks for helping.

However, as I just mentioned, spring festival is here, which is of the same significance forus as what Christmas is for you. I’m afraid the work is slowing down in China, and many companies have already started their holidays. And I will be out of office from February 6 to February 14 too. Hopefully we will fix your flights and hotel this week, and continue to discuss more of the agenda after Spring Festival.

Also, do you have any preferred supplier company to visit this time, which we may help to arrange? Anything else in your mind, please let me know.

Happy Spring Festival and Happy Chinese New Year of Monkey to you. And looking forward to seeing you in March!

Warmest regards,

Alice


看看这封完整的example email,对照一下,大家是不是要点都get到啦?

童鞋们,快快操练起来吧!





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