5分钟写完一封英文E-mail

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收藏文章 赞一个 已赞 2016-08-19 澳洲留学辅导中心


5分钟写完一封英文E-mail
在学期间难免需要给老师或是同学写封E-mail.
有许多同学因为不熟悉英文邮件的形式,常常会忽略了该有了信件礼仪。信中内容也常常表达的不清楚。

许多同学向小编反映,最害怕给老师寄邮件了,深怕写不好,老师一不开心,印象分就差啦!

 
今天小编要教大家5分钟写完一封英文E-mail,赶紧收藏吧!
除了开头与结尾,其实英文email的内容,

可以很简单分为三段:
第一段「动机」:告诉对方,你为什么要写信
第二段「动作」:告诉对方,你要做什么或他要做什么
第三段「结论」:告诉对方,进一步是什么
懂了这三段式的E-mail写作结构,同学只需要填入实际内容,一封E-mail很快就写好啦!!

接下来,小编手把手教你写一封Email

Salutations and Greetings 开头称呼
信件开头很重要,根据性质与对象不同,要用不同的称呼,以下提供常见的称呼语。
1. Dear
几乎适用于各种情况,但是根据不同的熟识程度,「Dear」一字有不同的用法。若关系很熟,可以只写名字。此外,如果你们之间不熟,就要以「Mr.」或「Ms.」加姓称呼对方,或是连名带姓称呼。如果不确定对方的性别,用「dear」加姓名就可以了。
 
2. Dear sir / madam
这个称谓用在当你不知道对方姓名的时候,在以前比较常用,现在可能被视为老式的用法。 「sir」用于男性,「madam」用于女性。
 
3. To whom it may concern
如果不知道对方的性别,且用在正式的情况下,可以使用这个称呼。这用法多用在公事上,尤其是当你要寄信到学校的某个行政部门,不确定是写给哪个特定的人的时候。


主要结构
动机:在进入信件内文之前要先告知收信人这封信件的重点或目的。
• I am writing to enquire about...
(我想询问有关......)
• I am writing in reference to …
 (我写这封信是关于 …)
• After having received your email address from... , I ...
(我从xxx得到你的email地址,我想......)
• Thank you for your email about/regarding...(谢谢你的有关XXX的......)
• In reply to your e-mail of 25 Dec.,...
(回覆你12月25日的email......)
 
动作:你做了什么或即将做什么?你希望对方做什么?

Requesting or Agreeing to Requests 要求对方或同意对方要求
• Could you possibly...?
(你可不可以......)
• I would be grateful if you could…
(如果你可以......,我会非常感谢)
• I would be glad/delighted to...
(我很乐意......)

Giving Bad News 告知不好的消息
• I am afraid that
(很遗憾......)
• Unfortunately
(很不幸......)
 
Enclosing Documents 附带文件
• I have attached the documents for your review
(资料已于信末夹带档案内附上供您参考。)
• Attached you will find
(你可以看到附件......)
• Please find attached
(请看附件......)
• Please see the attached documents for 
(请参阅附加档案有关….)


结语及进一步 Closing Remarks and Reference to Future Contact
在结尾用语之前,常伴有一句总结,以下是小编写信时最常使用的三种。
 
1. 期待回覆类
• I look forward to your reply. 
等待您的回覆。
• I look forward to hearing from you. 
期待您的消息。
• I look forward to seeing you. 
期待见到您。
 
2. 热心服务类
• Please advise if necessary. 
若有任何建议,请您尽量提出。
• If you require any further information, please feel free to contact me. 
如果有任何问题,欢迎与我联系。
• Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. 
如果有任何需要,欢迎与我联络。
• If you have any questions, let me know as soon as possible.
有任何问题,尽快让我知道。
• If you require any further information, feel free to contact me.
如需进一步资讯,随时联络我。
 
3. 感谢客气类
• Once again, I apologize for the inconvenience. 
很抱歉,造成您的不便。
• I would appreciate your immediate attention to this matter. 
关于您对此事的关注,我们十分感激。
• Thank you for your kind cooperation。
非常谢谢您的合作。
• Thank you for your assistance。
非常谢谢您的协助。
• I would appreciate your immediate/prompt attention to this matter.
很希望你能尽快关注此事。


Sign-offs 结尾用语
信快写完了,最后就是结尾用语啰!如同中文信件的「敬上」、「谨上」等,英文信件也有分正式跟非正式两类,建议大家依收件者与自己的关系,以及信件内容的正式性来决定要使用哪一类,以下提供常见的基本用语。
1. 正式
• Sincerely,
• Thank you,
• Yours truly,
• Warm wishes,
• Sincerely yours,
• Respectfully yours,
 
2. 非正式
• Best,
• Peace,
• Warmly,
• Cheers,
• Regards,
• Take care,
• Best wishes,


看完此帖是不是觉得英文邮件一点也不难! 
下回不用再害怕写邮件给老师啦~
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