如何跟Local 学生一样, 简报时滔滔不绝?

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收藏文章 赞一个 已赞 2016-08-17 澳洲留学辅导中心


如何跟Local 学生一样,

简报时滔滔不绝?
精通本帖包你下回Presentation也拿个D
同学有没有这种经验和感觉. . . . .
每到了Presentation 的时候,总是要刷夜背稿,为了就是隔天报告时能够脱稿,但是到了真正报告的时候,要嘛像机器人一样,一字不漏的全部"念"出来,完全没有任何高低起伏的语调,要嘛就是讲着讲着忘稿或跳段了!只能嗯嗯啊阿站在那干笑着~

看着那些Local同学一上台就能机哩瓜啦的讲个不停,让老师赞赏有加,有时还能逗得全场哄堂大笑、炒热气氛....

然而.....我们能只能在台下自叹不如~
想想! !
这样的场景每学期重复上演,是时候做些改变啦! 

澳洲大学学习的步调快速,让身在这里的留学生常需要参与接二连三的presentation。不管是个人还是团体报告,可以游刃有余又有效率的表达意见,往往是衡量领袖特质的重要指标,也是晋升为团队领导者的重要关键。先不论场合以及听众不同的诉求,我们通常用以下三个指标来评断一个简报的好坏:

一、是否内容正确及见解独到?

内容正确听起来似乎很基本,但可能因为资料的不完整,或数据的解读方法不同,导致简报的内容不够全面。见解独到又更难。许多时候大家会误把事实(Facts)或观察到的结果(Observation),当作见解(Insights)。但见解是比观察到的结果更深一层的了解,譬如几个观察结果的总结,得到这些观察的原因等等。

二、是否让听众记忆犹新久久无法忘怀?

虽然听众有兴趣的主题跟思考方式不尽相同,但听众对简报有多少印象、能记住多久、是否吸收到简报者想要传达的讯息,都是重要指标。

三、是否启发与激励人心?

这里指的激励人心并非励志演说,而是知识上的启发跟成长、被简报激起了想要采取某些行动的欲望。最简单的例子,听完这场简报之后,听众有没有因此重新思考某些议题,又或者采取了不同的做法?

同学
那要如何呈现完美的简报呢?
小编整理以下最实用的口头简报技巧
小編

1
与听众的互动(Audience-centered)
在人手多台手机电脑的情况下,简报者越来越难获得听众百分百的注意力。与听者互动,并不仅止于传统的跟听众问答或玩小游戏。最重要的是如何在简报前就先收集听众的背景资料,或者在简报时候不停观察听众的反应,并推测他们有兴趣的话题、比较容易感同身受的故事、用比较贴近浅白的字汇。当听众的参与度越高,自然对讲者的内容有比较深刻的记忆。

2
减少用虚字(Filler words)
这是一个几乎每个公开演讲课程都会听到的议题。 「虚字让你听起来超笨(When you say “um” every third word, it makes you sound stupid.)」是Facebook COO(首席运营官) Sheryl Sandberg对他下属的一个评语。许多时候讲者会无意识地说虚字,从语气词「嗯」,到「也就是」,又或者因人而异的口头禅。这些虚字对听者来说没有更多的讯息,反而容易使人分心。往更深的层面,许多主观的形容词某种程度上也很「虚(meaningless)」。譬如,常有讲者说:「这项研究的结果很好」或者「这件事情带给公司正面的帮助」。这些句子没有错,但并没有提供更多的知识给听众。该怎么样量化或者用更贴切的形容词来传达讲者的想法给听众,那就是简报的艺术了。

3
「留白(White Space)」的重要性
大家常常会说声音的表情很重要,所以抑扬顿挫是使简报铿锵有力的重点。如果观察一系列的演讲者,大家可能会发现,越资深的领导人在做简报的时候,句子间留空白喘息的时间越久。为什么呢?一个研究显示当你越资浅,你会下意识地想要一股脑把简报内容讲完,因为你对每页或者每句话间的「留白」很不自在。但是当你越有经验,你知道这些鸦雀无声的片段,其实是听众正在咀嚼你刚传达的观念,因为有这些留白片段,你的听众更容易消化并记住你上一段的演讲。

除此之外,讲者的肢体语言、手势、在讲台上是否神经紧绷、或是可以从容自在的把讲台当作舞台的气势跟态度,也是简报表情里面的重点之一。必须要从平时不断的演练才能更熟悉这个技巧。

除了自身口语表达的技巧外,我们常常也需要用简报来阐述想法。简报能力的好坏会影响总体简报的表现。一份美观、简洁的简报不但可提升专业度,也能更有效率地说服你的听众。
 
好的简报档案如何制作? TED网页设计师Aaron Weyenberg是箇中高手,他提出了几个制作简报前一定要有的基本概念。

别急着马上开始
最后再动手做简报吧。首先,先思考要传达的讯息是什么,要用什么论点来支持。实际讲出来,看看形式是否可行,然后再思考需要什么样的投影片来辅助。口头讲演和简报本身需要分开看待,投影片只是用来让听众更加进入状况的工具。不是讲者的逐字稿。
让风格呈现一致
好的简报投影片会像是同一个故事里的不同部分。尽量让投影片使用一样的排版、配色、文图配置。格式范本可以简单解决这个问题。但如此一来,不但内容被限制,还有很大的机会用到和别人一样的范本。为了防止这种情况,可以把平常用到的一些范本中的素材另外保留,需要的时候再加以组合使用。
考虑主题间如何转换
然而,如果过度强调一致性,很容易太过头,你不会希望每张投影片都一模一样的。在你想要特别强调的主题,可以用特别的风格。举例来说,如果投影片是黑底白字的风格,可能在换主题时,格式转换成白底黑字。如此一来,风格上没有太大的冲突,整体简报结构不变,同时也告诉听众:我们现在要转换到下个主题了。
文字越少越好
避免太多的文字量,尤其不要让文字内容和讲的东西重复太多。就像在会议中发了参考资料下去,大家不会专心听,反而低头看他们自己的东西。太多文字等同强迫听众从你的报告中分神,去注意你的投影片。头脑没办法一次处理那么多工作。最好注意两者之间的比例。如果你非得要放入很多字,不要让文字一次就全部出现。
用有力道的图片
好的图片不能让听众分心,且能快速从中产生共鸣。这些图片有两个特点:1)让听众一看马上能对你想表达的东西产生强烈印象。 2)不过度复杂,可以是一种比喻或是实物,且和讲的东西是有关联的。
别用太多花俏的功能
简报制作软体通常提供很多过场特效,然而,大部分的特效对听众没有帮助。更糟的是,他暗示了你的投影片是多么的空洞和乏味。如果一定要使用,不要用效果太夸张的,而且让所有投影片一起使用。
半透明遮罩可用来快速集中焦点
如果你想要指出图片中的某一部分,可以用一个大箭头去强调。或者,这里有个小秘技。非常适合用来突显新的网页设计,尤其是当你不希望听众分心在网页的其他部分时。把要用的图片复制两张,一张调成半透明后,在要强调的地方挖洞,贴到另一张上面去。
碰到大图片时,使用移动图片的技巧
要秀出整个网页时,GOOGLE有个外挂功能可以帮你把整张网页的图片抓下来。但尺寸往往会超过单面投影片的大小,这时不用去裁切或压缩原本的图片。在Keynote里有个功能可以让你在作简报时移动图片。
不要把影片设定成自动播放
在投影片中插入影片很简单,但如果就这样让影片自动播放,实际简报时常会让电脑耗费无谓的读取时间,甚至让讲者误点至下张投影片,应该要把投影片里的影片设定成手动播放。
如果要使用简单的图表,重新绘制
将要用的图表插入至投影片中很容易,但常常会让整体的美感大打折扣。如果图表本身并不复杂,你又有多余的时间。可以考虑用软体本身的功能重新画一份表格。虽然是简单的工作,却可以让你的简报更加简洁美观。
精通了这些絕活后,下次Presentation 你也能跟local同学一样滔滔不绝啦! !
还可以拿个D唷! !

不过最重要的是练习!练习!练习!
在presentation前,一定要事先演练过,才能在正式出场时从容不迫以及精准的掌握时间唷!
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