那些年,我们写英文邮件犯过的错儿

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收藏文章 赞一个 已赞 2016-04-26 美国留学那点事


文/虹姐说(简书作者)


虹姐在美国工作这些年,收到过很多童鞋的英文邮件,尤其是求职邮件,关于英文邮件写作真心可以吐一车的槽儿。今天跟大伙儿分享一下。大家对号入座看看自己躺枪了没,是不是冤枉苍天了。最重要的是,下次再写邮件的时候一定记得给改了。


奇怪的语气

英文当中文讲

很多咱中国童鞋写的邮件都是拿中文里的语气直接翻译过来的,写在英文里就很奇怪。虹姐在这里举个例子:


I applied for the Summer Analyst position at your company's New York office and still haven’t gotten any notice from you. Your company has been my dream employer for years, so it would be a pity if I didn’t have a chance to interview with your company.


虹姐读到这儿就乐了,立刻能脑补一个画面:一个中国童鞋一脸虔诚的说“我真的特别喜欢你们公司,如果没能跟你们公司面试真的是太遗憾了!”这话中文听着多有诚意啊,但直接翻译成英文就觉得超级无敌囧。如果你想表达相似的意思,不妨试试这么说:


I wanted to follow-up with you because I have not yet heard back regarding my application status. Your company is my first choice, so I would greatly appreciate the opportunity to interview with your team.


这样说比较符合美国的书面邮件说法,而且显得很淡定。下次记得用用看。


命令的语气

很多同学在邮件里附上自己简历之后会扔一句“Please review my resume”给虹姐,感觉跟大老板扔了一沓儿材料在虹姐脸上似的。下次咱换个客气一点的语气好吗?比如这样:


I would greatly appreciate any advice you have on refining my resume for opportunities in this field.


还经常看到有童鞋这样写:

“I can’t thank you enough for your mentorship and guidance. Let’s stay in touch!”脑补的画面就是虹姐被领导拍着肩说’年轻人以后跟哥混啊!’换成这样说是不是好很多:


Thanks again for your mentorship and guidance. I’ll be sure to keep you apprised of any developments on my end, and I look forward to staying in touch.


那些要命的语法错误

虹姐这里说的都不是什么虚拟语气啊那些高深的,而是最最最普通的语法错误,拎个小学生过来都能挑出来一箩筐那种。先别狡辩,咱们一起来看个例子,截自一封虹姐收到的真实的学生来信:


Hi Hong:

I found your contact information from alumni directory.

Please allow me introducing myself firstly. My name is XXX, MSF student from University ofYYY. I will graduate from my Master degree from University of YYY with major in Finance. I`m seeking forentry-level position in finance industry. May I know whether your company hasopening positions or has plan to recruit in your group?

Thanks for your time. I`m looking forward to hear from you soon.


咋一看觉得还行啊,没那么糟啊,明白他什么意思,也挺言简意赅的。

你真这么想,虹姐只能给你个这个表情


虹姐可以很负责任的告诉你,大多数美国的HR或者职场人收到这封邮件的人都会直接忽略的。原因就是那些无谓的语法错误。

第一句话就直接吐血了。首先,先不说这句话有没有必要说,正确的语法应该是:Please allow me to introduce myself first.

有同学不好意思的挠挠头,托福,GRE,GMAT都是好几年前考的了,语法早还给老师了,allow somebody是to do还是doing确实不太记得了。

虹姐理解。虹姐给你介绍一位随叫随到的语法老师:Google

如果你去google一下,你就会发现“please allow me introducing myself”是完全搜不到任何结果的!反而能搜到不少“please allow me to introduce myself”这个正确的说法。所以说查错真的有这么难吗?没有,只是你懒!

关于这第一句话,再啰嗦一句。这句话完全可以删去,不用跟说评书似的先来句‘上回说到!’,直接从My name is XXX开始一点问题都没有。

咱们继续往下看。下一句话,额,MSF student前面少了个an。而且虹姐再说一句,专业这种缩写建议大家尽量避免,人家哪知道MSF是啥意思啊。你可以写成‘a graduate student in the Master in Finance program at University of YYY."

下一句和下下句的错误都是可以在google一查就查出来的。“with major in Finance”应该改成“majoring in Finance”。再下一句中“I`m seeking for entry-level position in finance industry”应该改成“I am seeking(没有for)an entry-level position inthefinance industry." 而且,这句话有些突兀了,尤其在和不认识的联系人第一次邮件,尽量避免提job, internship, position这些比较扎眼敏感的词。你可以用更婉转的方式来表达,比如“ I am looking for entry-level opportunities to start my career in the finance industry"。这就好像你单身,你可以说你是悲催的单身狗,也可以跟人家说你正在期待下一次的缘分。一个意思,不同境界。

最后一句话是最经典的错误了!10个童鞋有9个半都犯过!Look forward to DOING sth. Look forward to DOING sth. Look forward to DOING sth.重要的事情说三遍。还有同学经常写成 I am look forward to do sth.,无力吐槽。这句话可不能再错了啊!!

好多童鞋觉得这些都是小事,不就是少了个a,to do换成doing,怎么那么矫情,能看懂意思不就完了吗。对于求职来讲,只要简历满足要求,不会有人在意这些小细节的。有可能你是对的,如果你是某个领域的学术大牛某种程序只有你会写换别人都不行的话,人家也就忍了。但如果你和绝大多数学生一样没有让人瞠目结舌的成就和经历,虹姐劝你还是老老实实仔仔细细查个百八十遍再发。多数HR或者职场人士看到这个档次的邮件就直接pass了,简历都不会打开看一眼的。这么短一封邮件,你完全可以查到100%无错误再发。你对自己求职都这么不上心,我怎么指望你给我工作更上心?


上来先问个好会死吗?

如果你和你的联系人不是第一次发邮件了,美国人习惯在邮件开头的时候加一两句问候的话,就好像寒暄一下。虹姐有时收到2-3个月前联系过一次的同学的邮件,标题就是一两个词,比如Question,或者Hello,上来连句好都不问,直接开门见山第一句就是I have a question about your company.....看的虹姐一愣一愣的,真心不想回这种邮件,感觉欠他/她的似的。

如果之前联系过,尽量把上一次联系的邮件翻出来,接着那封邮件写,这样别人即使一时没反应过来你是谁,看到之前的历史记录也会想起来。上来也不要开门见山,虽然联系过算是‘认识了’,但人家真的没跟你这么熟,而且人家回过你也不代表人家就有义务次次回你。可以来一句简单的问候,比如How are you doing?或者Hope all is well.之类的。如果刚过节假日也可以写一句Hope you had a great holiday and New Year.让人觉得有点人性。

请端住你的Professional范儿

好多女生写邮件很可爱,会很激烈的表达自己很激动的心情,比如会写什么“I feel so lucky to find you to talk! I have hope again!!!…“一堆感叹号看的人三滴汗。其实完全可以淡定的写成I am excited to connect with you就足够表达你的心情了。感叹号也尽量少用,用多了感觉你还是个热血少年,不是职场中人。

再有就是一定要避免用^^ T_T或者~~之类的聊天经常用的表情。如果写给朋友倒没什么大问题。如果你是写给职场上的人,这些都是挺不专业的,让人觉得你不够成熟。


邮件写成小说了

给职场中人写英文邮件(尤其是为了找工作找实习跟素未谋面的人联系),切忌太长。对于求职邮件(比如networking发给校友的邮件)虹姐这里给大家一个准则:如果你的邮件多于10句话,你就不要发了。人家本来就不认识你,如果20秒读不完你的邮件,不知道你到底要干嘛,就直接pass了,毕竟大家都很忙。在求职中很多同学把cover letter当networking邮件发,三大段儿,跟生平似的,把简历里的内容重复一遍,一点额外信息都没有,这又是何必呢?你应该说一些简历里说不出来的,比如为什么想联系对方,为什么对这家公司感兴趣。

邮件Networking别同时脚踩N只船

最后讲讲networking发邮件的策略。如果你在Linkedin找到同一家公司的好几个联系人,最忌讳的是同时搭讪所有人,尤其如果他们是同一个组的。虹姐曾经在Linkedin上被一个校友师弟联系,于是加了Linkedin好友。当天同组的2个同事突然都向虹姐询问这个学生,问虹姐认不认识,大家最后问一圈发现他同时联系了不下10个人。顿时都有种受伤的感觉。如果你想在同一家公司多认识些人,不如先选最有可能理你的一两个人下手,比如级别不要太高的(人家可能很忙根本没空搭理你),或者Linkedin上相对活跃的,然后和这些人见面之后,让他们介绍更多同公司的同事给你认识,这样比脚踩N只船要诚恳的多。


摆平心态

虹姐最后想说,对于networking邮件,就算你写的再完美也不会有100%的回复率。对方忙起来真的没空回复,也是经常有的事情,所以虹姐觉得在发邮件前调整心理预期很重要。虹姐觉得一个比较合理的回复率是5%。所以如果你只发过1-2封,人家没有回,不要回家哭天抢地说老天负你,多半是因为你做的还不够,要继续发。但是如果你的邮件过硬,你又努力广撒网,一定会有回复的。

如何真正提高英文邮件写作能力?

以上列举的都是虹姐亲眼所见的中国童鞋最常犯的错误。虹姐觉得在求职中,迅速提高邮件写作最好的方法是找networking邮件的模板,这个随便google一下都会出很多,虹姐就不在这里赘述了。多读一些模板,找出那些自己觉得好的,组成自己的模板,让Career Service或者外国同学帮忙修改,改好就可以一直用了。

如果想切实提高整体英文邮件写作能力,虹姐个人觉得最好的方式还是多找能和外国人写邮件的机会。比如如果你在外国读书,最好的学习方式是找个校内工作,或者找个实习,看公司同事的邮件都是怎么写的;如果你在国内的外企工作,可以多学习美国同事的邮件写作,然后慢慢积攒,把你看到的地道的用法应用在你自己的邮件里。


本文作者虹姐,转载自原创专栏“虹姐说”,话题涉及美国商科金融市场,求职,文化融入等。(微信公众号:hongjieshuo123 | 知乎及简书专栏:虹姐说)


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