实用贴!走在前沿,学习工作邮件如何写?

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收藏文章 赞一个 已赞 2016-05-19 美中国际美国留学上海中心


在美国学习工作过的童鞋都知道,在这里最常见的通讯方式不是电话、不是短信更加不是微信,而是邮件

无论是在学校联系同学或是教授,还是在工作上联系老板、同事或是生意伙伴,邮件都是首选的通讯方式

因为邮件正规、隐私性高、可保存性强,故是现在美国社会最常用,最受推崇的通讯方式。
所以,有个扎实的邮件写作功底能帮你很大程度上的加强与教授或是同事之间的沟通和交流。就算是口语能力不强,有一个好文笔也能帮到你不少!

1
Subject Line 标题
写文章要有标题,写邮件当然也不例外。邮件的标题要求必须是简洁和清楚的总结邮件出题的内容。例如:
Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers

又或是市场宣传类的邮件标题:
- Join us at the MLH Scholars Luncheon!(号召性的标题)
- 3 Tools to Simplify Your Marketing (总结式的标题)


2
Simplified Sentences 简化句子
忌用复杂的长单词或是技术术语使邮件内容累赘冗长,而是应该尽量简化邮件里的句子。但这并不代表不能使用复合句(用and, although, or等连词组合起来的句子),只要保证长句是清楚易懂的就没有问题。

例如:
原句:In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.
简化后的句子: Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962.


3
Who are readers? 明确读者
邮件的阅读者是同事、客户还是老板?邮件应该采用正式还是非正式的语气?

例如:
非正式 – Thanks for emailing me on 15th February.
正式 – Thank you for your email dated 15th February.

非正式 – Sorry, I can’t make it.
正式 – I am afraid I will not be able to attend.

非正式 – Can you…?
正式 – I was wondering if you could….?


4
Capital letters, punctuation, spelling and basic grammar 注意小的细节
尤其是在工作中的邮件,对于细节的注重能够看出个人本身的修养和工作的专业态度。

Capital letters 首字母大写:
什么时候使用大写字母?
1. 每一句的第一个单词的第一个字母
2. 第一人称“我”
3. 人名或是头衔
4. 电影、书籍和作品等的名字
5. 月份
6. 星期
7. 季节
8. 节日
9. 国家或大洲
10. 河流、海洋、湖泊等
11. 沙漠、山地等地点名称
12. 街道、大楼或是公园等


5
Direct or indirect 直接或是不直接
美国普遍的工作邮件风格都是较直接、不是很正式的。但对于英语非母语的留学生来说这样的风格不好把握,稍微弄不好还会让别人误会自己是粗鲁没有礼貌。例如以下两种直接和非直接的用法,前者就稍显没有礼貌。

Direct – I need this in half an hour.
Indirect and polite – Would it be possible to have this in half an hour?

Direct – There will be a delay
Indirect – I’m afraid there may be a slight delay.

Direct – It’s a bad idea
Indirect – To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.


6
Be positive 积极的态度
邮件里的用词用句都能够体现个人的态度和性格,要巧妙的选用显示积极态度的词语,表现出自己在工作中的Can-do精神。

显示积极态度的词:helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity

显示负面态度的词:busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard


7
Get feedback 请教别人的意见
向身边写作能力好、工作经验足的朋友、同事或是老师求教,请他们帮忙看看你的邮件,从而根据他们的意见改进提高。

另一个方法则是注意观察和学习其他人写的好的邮件。例如收到来自同事的、老板的或是教授的邮件,注意学习他们的用词用句然后记录下来,收为己用!

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