怎样写邮件给教授才能不作死?模板套路让教授秒回你的邮件📧!

2016年10月19日 雅学粉思



雅学粉思

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在国外大学念书,找教授这种事应该是家常便饭。大到考试改分,小到学术问题,都可以去联系教授,而最容易的办法就是给教授发邮件了。那么,给教授的邮件与普通同学之间的邮件有什么不同?怎么写邮件才能不作死?这里有你需要知道的全部技巧

From Stoooges三士渡教育

微信号:StooogesEducation


Heeeeeyyy tom!


I regret to inform you that I will be unable to attend class tomorrow morning. sooo it would be amazeballs if you could like send me the work that i didnt get. Your cooperation is greatly appreciated.


lol thanks.



上面这封图样图森破的邮件如果真的给教授,那真是在用绳命在开玩笑,虽然主页菌知道大多数人都不会这么二逼地写邮件给教授的,但初入歪国的孩子还是经常会迷茫:怎么给教授写邮件才既不会太过正式又不会太过随意吧。


Before:在写邮件之前,先熟读Syllabus,并背诵

在写邮件之前,先想清楚自己要找教授帮忙的事究竟应不应该用邮件的方式解决。仔细阅读一遍Syllabus,找到一些常见问题的解决方式,以及教授更prefer的沟通方式。上课基本都是数十上百人的大课,所以根本不可能一个个人的邮件看过来。 比如在Quora上,就有人曾经问过,“大学教授每天会收到多少封邮件?”,而某位教授的回答是:



“每天上百封,然而多半是垃圾邮件,一些真正重要的邮件往往会淹没在这些垃圾中,所以我更喜欢学生通过学校的在线教学系统反馈,这样反馈也会被更好的保存。” 所以,如果通过阅读Syllabus或者自行google就可以得到答案的问题尽量不要去麻烦教授,这会使你在教授心目中的形象成为一个偷懒的伸手党。


Start:从邮箱地址开始

确定要写邮件之后,那首先要知道教授的邮箱地址,最好的办法就是看 syllabus/handbook。如果syllabus/handbook上没有找到,就在学校官网上搜索教授的名字,往往也能找到。


Greeting:如何打招呼


你的教授可能会告诉你TA更喜欢学生怎么称呼TA. 但是如果没有告诉你们怎么办呢?那你就需要比较正式地称呼TA。假如你的教授是个Ph.D.,那就要以Dr. X来称呼。


在邮件正文开始前,最好添加一句简单的问候


Hope this email finds you well.


We send you our best wishes.


Purpose:为啥写邮件

在简短的问候过后,最好简单明了的告诉教授这封邮件的重点或目的。


I am writing to inquire…… 我写这封信是想询问..……


I am writing in reference to……我写这封信是关于……


I am writing to express my dissatisfaction with…… / to complain about…… 我想投诉……


别小看这两个简单的不能再简单的句子,它可以帮教授大幅缩短阅读余下内容的时间。教授一旦知道了你想干什么,就只需要从余下的内容中提取关键信息,而不用做一整篇阅读理解来搞懂你究竟想干嘛。


Content:内容怎么写

于是现在我们就到了邮件最重要的部分了:你想和你的教授说什么。



一般人都不喜欢阅读大段的文字,教授也不例外,所以请尽量把邮件写得短小精悍。写邮件有一个简单3C原则,即clear清晰,correct正确,concise简明。写邮件不是写作文,重点在于高效的传递信息,而不是用丰富的词汇量和华丽的文采给教授留下印象。确保每句话在20个单词一下,不要用超长的复合句。如果有图片来帮你进一步的说明情况,不要犹豫马上使用。


Template:套路怎么用

请教授帮忙(签字,写推荐信等)、课题寻求意见、求过目你的draft paper、道歉等等等等高频场景,都是有套路和模板可以用的。比如:


请求帮忙


If possible could you please……


At your convenience, would you please ……


如果方便的话,您是否能……?


寻求意见


Our team/I would really appreciate your insights/input on……

我们的团队/我将会非常重视和感激您对……的意见和建议


道歉


My sincere apology for this unfortunate situation./Again, please accept my most sincere apology.

请接收我对此事真诚的歉意。


I am willing to take the responsibility for any trouble that I may have caused.

我愿意为我造成的任何不便承担责任。(表明责任心,比单纯的sorry来sorry去有用多了,我在一次正面怒骂垃圾课教授之后的道歉邮件里写了立马被原谅,这句话还被单独拎出来表扬了一通)


Closing and Sign off:结尾要标准

最重要的事情已经交代完毕,此时就要感谢教授花时间看你的邮件,思考你的问题和回复你的邮件了,可以说“Thank you for your time”或者是”Have a great rest of your day”一类的套话。教授也是人,让教授觉得你尊重TA和TA的劳动成果是很重要的.


最后就是信件的sign off,也就是“祝好”之类写在签名前的一小句客套话,要注意第一个字母大写,常见的有:


Sincerely/Yours sincerely,


Yours sincerely,


Respectfully,


Best regards/Best


Best和Best regards并不能算很正式,所以Sincerely是最正式和最安全的用法。


Double:Check 一定记得检查

在你点击“Send”前一定要再三检查你的邮件内容以及附件,除了手抖点错附件之外,Auto-correct自动纠正拼写往往会给你的邮件带来各种“惊喜”。 比如…



更多的我也就不再在这里赘述啦,反正照着我的套路来,教授一定会很爱你的哟!

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